4-5 / 24
Simmt die Kasse? Teil II 5
STIMMT DIE KASSE? TEIL II
4 Kassenführung
Verwendung von
Registrierkassen
Eine Registrierkassenpflicht be-
steht in Deutschland nicht. Un-
ternehmer lassen sich bei der
Anschaffung von Registrier- und
PC-Kassen vordergründig durch
betriebs- und personalwirt-
schaftliche Überlegungen leiten
(Möglichkeit betriebswirtschaft-
licher Auswertungen, Steuerung
und Kontrolle des Personals).
Dass auch die Finanzverwaltung
ein berechtigtes Interesse an
den digitalen Einzelaufzeichnun-
gen aus Registrier- und PC-Kas-
sen hat, wird nur selten bedacht.
Bei den in Kassenspeichern auf-
gezeichneten Geschäftsvorfällen
handelt es sich nicht um frei-
willige, sondern um zumutbare
elektronische Grundaufzeichnun-
gen, mit denen der Unternehmer
seine Einzelaufzeichnungspflich-
ten erfüllt. Sie unterliegen einer
zehnjährigen Aufbewahrungs-
pflicht und dem Datenzugriffs-
recht der Finanzverwaltung.
Altgeräte
Summenspeicherbasierte, nicht
aufrüstbare
Registrierkassen
können diese Anforderungen
nicht oder nur teilweise erfüllen.
Denn die Daten der einzelnen
Geschäftsvorfälle werden zwar
durch entsprechende Tastatu-
reingaben elektronisch erzeugt,
im Gerät aber nicht dauerhaft ge-
speichert. Sie werden zum einen
auf die Journalrolle umgelenkt,
zum anderen fließen sie in fort-
laufend aufaddierte Tages- und
Periodenspeicher. Deren Sum-
men werden mit Erstellung des
Z-Bons abgerufen. Bauartbe-
dingt löscht die Kasse gleichzei-
tig die Einzeldaten mit der Folge,
dass das Datenzugriffsrecht hier
schon immer ins Leere lief.
Der uneingeschränkten Weiter-
verwendung solcher Registrier-
kassen hat das Bundesfinanzmi-
nisterium zum 31.12.2016 einen
Riegel vorgeschoben.
André Friedemann
Steuerberater
a.friedemann
@hecht-friedemann.deIn unserer Kanzleizeitung 01/2016 haben
wir bereits über die seit dem 01.01.2015 gel-
tenden neuen Spielregeln in der Kassenfüh-
rung berichtet.
Zum 01.01.2017 endet nun die Übergangsre-
gelung für den Einsatz „alter“ elektronischer
Registrierkassen, die den neuen Anforderun-
gen zum 01.01.2015 nicht entsprochen ha-
ben.
Den Grundaufzeichnungspflichten können Unter-
nehmer durch digitale Erfassung der Geschäftsvor-
fälle, z. B. in Registrier- oder PC-Kassen oder durch
eine geordnete Belegablage nachkommen.
Jedes System, welches die Geschäftsvorfälle fort-
laufend, vollständig und richtig festhält (Grundauf-
zeichnungspflicht), ist ordnungsmäßig. Es müssen
aber sämtliche Geschäftsvorfälle der zeitlichen Rei-
henfolgenach und materiell mit ihrem richtigen und
erkennbaren Inhalt festgehalten werden.
Ohne diese Grundaufzeichnungsfunktion haben
Bücher und Aufzeichnungen keine Beweiskraft.
GRUNDSATZ
Wie auch andere Geschäftsvorfälle unter-
liegen Bareinnahmen den
Grundaufzeich-
nungspflichten
. Danach wird jeder Ge-
schäftsvorfall zunächstdurchErstellungvon
Belegen dokumentiert und anschließend
zeitnah, unverlierbar und leicht auffindbar
gesichert (
Aufbewahrungspflicht
).
Was ändert sich ab dem
01.01.2017?
Ab dem 01.01.2017 müssen
Registrier- und PC-Kassen fol-
gende Anforderungen erfüllen:
• Einzelaufzeichnungen, die
mit Hilfe eines EDV-Systems
erstellt wurden, sind wäh-
rend der Dauer der Aufbe-
wahrungsfrist (10 Jahre)
jederzeit verfügbar, unver-
züglich lesbar und maschi-
nell auswertbar aufzube-
wahren.
• Eine Verdichtung dieser
Daten oder ausschließliche
Speicherung der Rechnungs-
endsummen ist unzulässig.
• Ein ausschließliches Vorhal-
ten aufbewahrungspflich-
tiger Unterlagen in aus-
gedruckter Form ist nicht
ausreichend.
• Die digitalen Unterlagen
und die Strukturinforma-
tionen müssen in einem
maschinell auswertbaren
Datenformat vorliegen.
• Die Grundaufzeichnungen
zur Überprüfung der Barein-
nahmen müssen für jedes
einzelne Gerät getrennt
geführt und aufbewahrt
werden.
• Die zum Gerät gehörenden
Organisationsunterlagen
müssen aufbewahrt wer-
den (Bedienungsanleitung,
Programmieranleitung und
weitere Anweisungen).
• Soweit mit Hilfe eines
solchen Geräts unbare
Geschäftsvorfälle (z. B. EC-
Cash, ELV-Elektronisches
Lastschriftverfahren) erfasst
werden, muss aufgrund
der erstellten Einzeldaten
ein Abgleich der baren und
unbaren Zahlungsvorgänge
und deren zutreffende Ver-
buchung im Buchführungs-
bzw. Aufzeichnungswerk
gewährleistet sein.
Aufbewahrungspflicht bei
Abschaltung von
Altsystemen
Wird eine summenspeicherba-
sierte Kasse ausgemustert, darf
sie nicht achtlos entsorgt wer-
den. Zwar ist ein Datenzugriff
mittels Datenträgerüberlassung
nicht möglich, die Finanzbehörde
hat aber auch das Recht, un-
mittelbar oder mittelbar Zugriff
auf die Registrierkasse selbst
zu nehmen. Solche Kassenaus-
lesungen besitzen einen hohen
Beweiswert. Sie bieten nicht nur
Einblicke in Umsatzdaten (z. B.
Artikel, Warengruppen), sondern
dienen auch dem Zweck einer
System- und Verfahrensprüfung.
Ein Betriebsprüfer kann etwa
„Testumsätze“ und „Teststornie-
rungen“ bonieren lassen, um
durch anschließendes Erzeugen
diverser
Transaktionsberichte
die zutreffende Verarbeitung der
eingegebenen Daten im System
zu überprüfen. Dass ein Daten-
zugriff auf die Einzeldaten im
Wege der Datenträgerüberlas-
sung bauartbedingt ausgeschlos-
sen ist, rechtfertigt es nicht,
auch den unmittelbaren oder
mittelbaren Datenzugriff durch
Vernichtung der Registrierkasse
zu verhindern.
FAZIT
Sollten Sie bereits eine elekt-
ronische Registrierkasse oder
PC-Kasse im Einsatz haben,
wenden Sie sich bitte an Ihren
Systemanbieter, ob diese den
ab dem 01.01.2017 geltenden
Anforderungen entspricht.
Selbstverständlich können Sie
auch weiterhin ein manuelles
Kassenbuch führen. Die Einzel-
aufzeichnungspflichten gelten
hier entsprechend. Wir möch-
ten Sie nochmals auf unseren
Artikel in der Kanzleizeitung
01/2016 hinweisen.